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유난히 날씨가 좋았던 지난 6월 13일, 저는 올해 들어 세번째 대구 출장을 다녀왔습니다. 풋풋했던 병아리 PM 시절을 지나, 입사 1년이 지난 지금 대구 전문(?) PM으로 탈바꿈하기를 꿈꾸고 있습니다. 이번에 제가 방문한 행사명은 “2023 대한민국 전기산업엑스포”, 줄여서 EPEK(International Electric Power Industry Expo Korea)로 대구 엑스코에서는 처음으로 열린 전기산업 전문 엑스포입니다. 이번 전기산업엑스포에서 에퀴는 수출상담회 실적집계와 통역사 파견 업무를 담당하게 되었습니다.

#첫 번째 기록, 6월 1일

“따르릉 – ♪“

여느 때처럼 평화로운 6월 1일 목요일, 에퀴코리아 사무실의 전화가 울렸습니다. 바로 제가 담당하고 있는 대구 엑스코에서 행사를 진행한다는 소식입니다. 올해로 벌써 두 번째 행사인데, 시간이 얼마 남지 않아 굉장히 촉박하지만, 최선을 다해보겠다고 다짐합니다. 대구에서는 그래도 꾸준히 행사가 있었기 때문에 통역사 풀에는 걱정이 없지만, 행사까지 2주가 채 남지 않아서 왠지 마음이 급합니다. 가장 먼저 해야 할 일은 에퀴코리아 플랫폼에 통역사 모집 공고, 즉 “포스팅”을 올리는 일. 다행히 포스팅을 올린 즉시 플랫폼에 내에 관련된 통역사들에게 알림이 가기 때문에 별도의 작업이 필요하지 않아 한시름 놓입니다.

#두 번째 기록, 6월 2일

다음 날 아침, 출근하자마자 지난밤 동안 포스팅에 지원한 통역사가 있는지 확인해 봅니다. 이번 수출상담회에 필요한 언어는 영어와 일본어였습니다. 사실 일본어의 경우, 까다로운 입출국과 순탄치 않은 무역 관계의 영향으로 최근까지도 통역사 수요가 많지 않아 풀 확보가 어려웠답니다. 하지만 1만 7천여 명 이상의 통역사가 가입되어 있는 에퀴코리아 플랫폼과 함께라면? 두렵지 않습니다. 😊

이렇게 무사히 통역사 구인까지 마치고 나면 행사 내용, 행사장 약도부터 *BIS@T(비샛)을 처음 써보시는 분들을 위한 가이드, 상담일지 작성법까지 꾹꾹 눌러 담아 30여 페이지의 통역사 가이드를 만듭니다. 이후 고객사에서 전달한 상담회 스케줄에 맞게 통역사를 배정하고, 개별 안내 메일을 보내고 나면, 비로소 안심할 수 있게 됩니다.

*BIS@T은 현장에서 통역사 및 바이어를 관리하고 상담회 실적 집계, 상담일지를 실시간으로 확인할 수 있는 수출상담회 통합 운영 플랫폼입니다. 에퀴의 통역사님들은 노트북, 스마트폰 등 휴대기기와 BIS@T을 활용해 종이와 볼펜 없이도 간편하게 통역 내용을 메모하고, 상담일지를 작성하고 있죠!

#세 번째 기록, 6월 13일

6월 13일, 행사 하루 전날입니다. 저는 이번 행사의 담당PM으로서 미리 대구에 내려가 행사장을 확인했습니다. 출발 전 사무실에서 행사 당일 통역사들에게 나눠줄 교육 자료와 에퀴를 상징하는 주황색의 통역사 키트(스카프, 노트, 펜)를 인원수에 맞게 준비하여 이동했습니다. 또한 행사 당일 출근 시 혼란이 없도록 미리 수출상담회장의 위치와 입장 방법을 확인하고, 출석 체크 장소를 촬영하여 통역사들이 있는 단톡방에 전송합니다. 같은 행사장이더라도 매번 행사마다 부스 배치가 달라져 집결 장소를 못 찾는 통역사들도 많기 때문에 이것 역시 중요한 업무 중의 하나입니다.

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마지막으로 통역사가 행사장에 출입할 수 있도록 미리 신청해 둔 이름표를 받아 수량과 이름까지 체크하면 준비 완료! 내일의 행사 절차와 주의사항을 다시 한번 확인하고, 통역사 교육 예행연습으로 하루를 마무리합니다.

#네 번째 기록, 6월 14일

드디어 행사 당일인 6월 14일. 일어나자마자 통역사들이 비샛에 도착 예정 시간을 입력했는지부터 확인합니다. 에퀴의 통역사들은 행사가 있는 당일, 카카오 알림톡을 통해 예상 도착시간과 현재 상태를 입력해 PM에게 공유할 수 있는데요, 이때, 아직 상태를 “오는중”으로 변경하지 않은 분들이 있다면 오고 계시는지 확인이 필요합니다. 통역사가 많이 필요한 경우에는 예비 인력까지 준비하기도 하지만, 이번 행사는 예비 통역사 없이 이틀간 20여 명만 투입되는 프로젝트였기 때문에 이 절차가 더더욱 중요했습니다.

PM은 혹시나 통역사가 현장에 오지 못하는 상황을 대비하여 통역사 출근 1시간 전까지는 상담회장에 도착하여 준비합니다. 이날은 예비 통역사가 없어서인지 왠지 모를 불안함 때문에 잠이 잘 오지 않아, 조금 더 일찍 출근하여 준비를 시작했습니다.

통역사들이 하나둘 도착하기 시작하면 비샛으로 통역사 출석 체크를 진행하고, 시간이 지나도 도착하지 않는 통역사에게는 전화를 겁니다. 모두 오고 계신 것으로 확인되면, 실적집계 스태프 교육과 통역사 교육을 연달아 진행합니다. 오프라인 상담회는 바이어가 직접 상담에 참가하는 만큼, 온라인 상담회와는 또 다른 변수가 많아 한 번 더 주의사항을 짚어드리고, 채팅방에도 해당 내용을 공유합니다. 또한 고객 입장에서는 통역사가 비샛 상담일지를 입력하는 모습을 상담 중 휴대폰 사용 문제로 오해할 수 있기 때문에, 미리 말씀드릴 것을 권장하고 있습니다. 이 밖에도 바이어가 부스를 둘러보고 싶어 상담회장을 이탈할 경우 반드시 사전 공유하기, 가장 중요한 수출상담액 및 수출계약액 정확하게 작성하기 등 정말 많은 사항들을 교육하고 있습니다.

철저한 사전 준비와 교육, 그리고 실제 상담회가 진행되고 나면 그 이후부턴 실적집계의 늪(?)에 빠지게 됩니다. 통역사들이 상담일지를 제출하기 시작하면 그때부터가 진짜 시작이라고 할 수 있죠. . ‘수출상담액이나 계약액이 어떤 경로로 집계됐는지, 실제 바이어들의 제품에 대한 반응이나, 추후 어떤 식으로 계약이 진행될지’와 같은 세세한 사항들이 상담일지에 모두 기록됐는지를 체크합니다. 만약 통역사가 제출한 상담일지 내용이 부족한 경우 반려 사유를 상세하게 설명해 드리고, 내용이 충족될 때까지 몇 번이고 반려합니다. 수출상담회의 가장 정확하고 실질적인 기록으로 남는 것이 이 상담일지이기 때문에, 에퀴에서는 상담일지의 퀄리티를 가장 중요하게 생각하고 관리합니다. (그렇기 때문에 가장 자부심을 가지고 있는 부분이기도 합니다😉)

예전에는 상담일지를 수기로 작성하느라 수정액이나 지우개로 고치는 작업도 번거롭고, 손도 아팠지만, 비샛은 핸드폰, 태블릿, 혹은 노트북으로도 바로 작성 및 수정이 가능하고, 그만큼 퇴근 시간도 빨라져 통역사님들이 매우 좋아한답니다. 특히 이번 상담회에서는 삼각대를 활용하여 스마트폰을 마치 모니터처럼 사용하시며 상담일지를 작성하시는 통역사님이 눈에 띄었는데요. 다른 PM님들에게도 사진을 공유하니 다들 신기해하면서 아주 신박한 아이디어라고 칭찬해 마지않으셨어요. 😆

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첫날, 모든 상담회가 종료되고 통역사 퇴근 절차를 진행하고 나면, 이제 PM만의 시간입니다. 최대한 빠르게 첫날의 수출상담실적이 알고 싶으실 고객들을 위해, BIS@T 상담일지를 다운받아 필요한 자료를 정리하여 실적 요약본을 공유합니다. 그리고 숙소로 돌아온 후 둘째 날 출근하는 통역사님들을 위해 비샛 세팅을 한 번 더 확인하고, 오늘 발생했던 이슈에 따라 다음 교육 때 추가할 수 있는 사항까지 정리하고 나면, 비로소 PM의 긴 하루가 마무리됩니다.

#마지막 기록, 6월 15일

6월 15일, 둘째 날도 같은 장소에서 진행되는 같은 상담회지만 상담 일정도 바이어도 모두 다르기 때문에 똑같지만은 않습니다. 전날 준비한 내용으로 통역사 교육을 진행하고, 통역사들과 바이어를 기다립니다. 15일은 그래도 이틀 차라고 첫날보다 순조롭게 상담이 진행되어, 점심시간에 대구 토박이인 운영사 과장님께서 추천해 주신 ‘어탕’ 맛집도 다녀왔습니다. 현지인들도 줄 서서 먹는 곳이라고 해서 11시 상담이 무사히 시작된 걸 확인하자마자 얼른 다녀왔는데요. 아니나 다를까 제가 들어가고 난 후에 바로 줄이 생겨서 뿌듯했답니다. 어탕은 처음 들어본 생소한 메뉴였는데, 붕어탕을 베이스로 한 대구식 추어탕 같은 느낌이었습니다. 보양식이 필요한 PM에게 강추!!

그렇게 비교적 여유로웠던 마지막 날까지 결과 보고를 잘 마치고, 통역사들이 퇴근하기 전 “다음 대구 상담도 있으니 플랫폼에서 지원해달라”는 말까지 잊지 않으며, 이번 수출상담회 일정이 모두 종료되었습니다.

고단한 몸을 이끌고 동대구역에서 출발해 서울역 그리고 집까지 장장 약 4시간의 긴 이동 끝에 도착한 시간은 저녁 10시. 퇴근이라기엔 늦은 시간이지만 더 홀가분한 마음으로 잠에 들 수 있던 건, 어엿한 PM이 된 스스로를 느낄 수 있었던 지난 2주간의 프로젝트가 무사히 끝난 덕분이었습니다.

통역사업부 정다혜 PM

02-521-7743 / dhjung@eqqui.com

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