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수출상담회 현장 스케치를 시작하며

<2024 수출붐업코리아>는 한국무역투자진흥공사(KOTRA)가 주최하는 국내 최대 규모의 상담회로, 그 명성에 걸맞게 약 1천여명의 에퀴 통역사가 투입되었고, 932명의 해외 바이어와 2,401명의 국내업체가 참여했다. 에퀴코리아는 매년 꾸준히 붐업코리아에서 통역사를 선발하고 현장을 관리하며 원활한 행사 운영을 지원하고 있다.

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본격적인 상담회 속으로

모든 행사가 그렇듯이, 하나의 프로젝트를 기획하고 성공적으로 끝내기 위해서는 하나부터 열까지 PM의 눈길과 손길이 닿지 않은 부분이 없다. 특히 붐업코리아는 국내 최대의 수출상담회로, 매년 에퀴코리아 내 모든 PM이 참여해왔다. 크게 통역과 운영 2개의 파트로 나누어 업무를 진행되며, 이를 위한 준비 기간은 최소 한달 반이 소요된다. 다년간의 노하우와 경력을 보유한 PM들이 모두 함께해야만 붐업코리아 수출상담회를 성공적으로 이끌 수 있다.

솔직히 말하자면 작년 하반기의 경우, 자체적으로 평가했을 때 ‘성공적’이라는 수식어를 붙이기 어려웠던 것이 사실이다. (냉철하게 자체평가…) 최선을 다하지 않았다는 이야기가 아니다. 짧은 준비 기간과 계속 변동되는 통역사 수요, 그리고 ‘최대’ 규모의 상담회라는 특수한 상황이 영향을 미쳤기 때문이다.

이에 우리 PM들은 작년의 경험을 반성하며, 24년도 상반기 붐업코리아를 더 철저하게 준비했다. 작년에 다양한 수단과 방법을 통해 통역사를 구하고 행사를 준비했지만 더 나은 방법을 찾지 못한 것이 아쉬웠기 때문에, 똑같은 실수를 반복하지 않기 위해 모두 머리를 맞대고 고민하며 더 좋은 방안을 찾아내기 위해 노력했다.

물론 2주 넘게 반복되는 야근과 주말 근무에 모두가 지쳐갔지만, 행사 당일에는 마치 아무일도 없었던 것처럼 행사를 운영하고 관리하는 PM들의 에너지에는 경이로움을 느꼈다. (비타민의 힘인가?)

이번 행사의 준비 과정에서 특히 신경 쓴 부분은 몇 가지가 있다. 첫째, 상담관별 특성에 따라 차이를 둔 운영방법. 둘째, 현장에서 PM 및 운영인력 간 신속하고 원활한 소통. 셋째, 통역사 및 스태프 운영 관리 그리고 마지막으로 BIS@T 업데이트이다.

생활에 밀접한 품목들을 다루는 ‘소비재관’은 통역사만해도 250여명이 투입될 정도로 가장 큰 상담관이다. 따라서 우리는 보다 원활한 운영을 위해 ‘보이스 톡’으로 통역사 교육을 진행했다. 보통 통역사 교육은 1차로 온라인 사전교육을 진행하고, 2차로 현장에서 마이크를 사용한 교육이 진행된다. 그렇게 반복해도 그 많은 인원을 감당하며 모든 교육을 완벽하게 전달하기란 여간 쉬운 일이 아니다. 하지만 이번에는 보이스 톡을 활용한 덕분에 멀리 있어도 바로 앞에서 1:1 교육하는 것처럼, 중요 공지사항을 효과적으로 전달할 수 있었다. 덤으로 다른 때에 비해 통역사님들의 집중도 또한 높았던 것 같다.

아무래도 대한민국에서 진행되는 상담회 중 가장 큰 규모의 행사다보니, ‘노쇼’를 대비하지 않을 수 없다. 작년에는 특히 이 부분에서 크고 작은 문제가 발생했으나, 올해에는 사전에 내부 관리 체계와 규칙을 명확히 정립하여, 즉각적으로 대체 인력을 투입할 수 있었다. 이러한 노력의 결과로, 통역사가 없어 오전 상담시간 동안 하염없이 대기하고 있는 바이어 수를 ‘제로’로 만들 수 있었다.

현장 스태프 중, 각 상담관을 책임지는 PM을 돕는 SV(슈퍼바이저)는 행사 하루 전부터 상담회 준비를 함께해서 업무 교육을 받으며, 행사에 대한 이해, 본인의 역할, 업무를 다시 한번 정리하였다. SV는 PM이 자리를 부득이하게 잠시 비울 경우, PM을 대신하여 업무대처가 가능해야 한다. 담당 상담관별로 짝을 이룬 PM과 SV는 하루 전부터 각종 주의 사항과 예상 변수에 대한 대비책을 논했고, 이러한 과정을 통해 SV들이 적극적으로 보조 역할을 수행해준 덕분에 행사 당일 운영이 수월해졌다.

마지막으로 BIS@T 업데이트인데, 주최 측의 요청으로 ‘QR 체크인 기능’을 새로 적용한 BIS@T은 바이어 관리를 훨씬 원활하게 해주었다. QR 체크인을 통해 바이어의 행사장 입장 여부를 간편하게 확인할 수 있었던 덕분이다. 또한, BIS@T에 동시 다수 접속 시 발생할 수 있는 서버 문제에도 대비하여, 행사가 진행되는 동안 상담회 진행 상황 및 실적을 오류 없이 실시간으로 확인할 수 있는 시스템을 구축했다. 더불어 개발 담당자들과의 사전 협업을 통해, 오류 발생 시 신속한 대처가 가능하도록 사전 조치를 했다.

이렇게 철저히 대비한 덕분에 통역사들은 BIS@T을 통해 어려움 없이 상담일지를 작성하여 시간과 체력을 효율적으로 활용할 수 있었다. 그리고 현장의 담당자들은 상담의 진행 여부(바이어 노쇼, 국내업체 노쇼) 등을 마우스 클릭 한 번으로 확인할 수 있었으며, 업데이트되는 상담 실적 및 세부적인 상담 내용을 실시간으로 확인할 수 있었다.

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이번 행사를 마치며

PM들은 수출상담회가 성공적으로 마무리되는 것을 목표로, 행사의 처음부터 끝까지 A to Z를 세심하게 살피며 이끌어 나간다. 수많은 인력을 배치하고 행사를 운영하는 것뿐만 아니라, 더 나아가 누군가에게는 첫 한국 방문일 수 있는 만큼 1천 명에 가까운 해외 바이어들을 대상으로 한국에 대한 좋은 이미지를 심어주고, 우리나라 수출의 불씨를 지피는 홍보대사의 역할을 수행한다.

바이어들에게 “당신의 노고에 감사합니다. 이렇게 좋은 상담 자리를 마련해주고 서비스를 제공해 줘서 감사합니다.”라는 말을 들을 때면 “아~ 이번 행사가 잘 마무리되었구나”라는 안도감이 든다. 모든 행사가 마무리되고 길게는 1개월, 짧게는 행사가 진행되는 2일 동안 함께한 관계자들로부터 “덕분에 행사가 잘 마무리될 수 있었다. 고생하셨다. 통역은 신경 쓸 필요도 없이 잘 관리해 주셔서 감사하다.”라는 인사도 받는다. 통역사님들은 “이렇게 큰 행사를 운영하고 인력 관리하시다니 너무 고생 많으셨어요.”라는 이야기도 해주신다. 이런 한마디 한마디가 행사 준비로 고됐던 지난 기억을 잊게 하는 힘을 갖고 있다.

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이번에도 큰 행사가 잘 마무리될 수 있던 건, 행사 준비 기간부터 당일 현장에서 적극적으로 협업하며 소통한 ‘주최측’, 양일간 PM과의 약속을 지키며 열과 성을 다해 바이어-국내업체 간의 소통을 도운 ‘통역사’, 보이지 않는 곳에서 통역사와 PM들을 도와 묵묵히 업무를 해낸 ‘스태프 및 SV’, 마지막으로 우리 ‘7명의 에퀴 PM’들이 각자의 자리에서 맡은 역할을 성실히 다했기 때문이다.

이렇게 행사를 거듭하면 할수록, “One team”의 중요성을 다시금 느끼게 된다. 이번 행사를 통해 우리 에퀴사업부가 한걸음 더 성장하고 원팀으로 나아가고 있다는 것을 느끼게 되었고, 앞으로도 그 팀파워를 견고히 해 나가길 바란다. 모두 고생 많으셨습니다. ‘우리’이기에 가능한 것들을 함께 만들어가자😊

에퀴사업부 김지영 PM

kim.jy@eqqui.com / 02-521-2743

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