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입사 일주일 차 인턴사원인 나. 그런 나에게 주어진 첫 미션은? 바로 전화 받기!!

의외로 많은 신입 사원들이 업무 중 전화 받기를 두려워한다(적어도 나와 내 동기는 그렇다).

상상 속에는 아주 당당하고 또박또박하게 대화를 주고받는 내 모습. 하지만 현실은…?

평소에 부모님이나 친구, 하물며 택배 기사님과! 스스럼없이 통화하는 것처럼 고객과도 자연스럽게 이야기를 주고 받을 수 있다면 얼마나 좋을까?

오늘은 매일 나처럼 따르릉~ 소리가 들릴 때 마다 숨을 깊게 내 쉬며 수화기를 드는 신입 사원을 위해 전화 잘~ 받는 팁을 소개하고자 한다.

1. 전화벨이 3번 이상 울리기 전에 받는다.

2. 전화를 받을 때는 소속과 성명을 밝힌다.

- 특히 내선이 아닌 외부에서 온 전화일 때에는 회사명과 자신의 이름을 꼭 밝혀야 한다.

Ex) 감사합니다. 렉스코드 XXX입니다.

3. 특정 담당자에게 걸려온 전화일 경우 전화를 연결한다.

- 전화를 연결할 때에는 담당자에게 상대방의 이름, 용건을 간략히 설명하고 연결한다. (무작정 연결하고 끊어버리면 상대방은 용건을 다시 이야기해야 하며 담당자도 무슨 전화인지 당황스럽다.)

4. 담당자가 부재중일 경우에는 메모를 남긴다.

- 상대방의 이름, 연락받고 싶은 번호, 용건, 전화 온 시간을 간단하게 메모한다.

- 헷갈리기 쉬운 전화번호를 메모할 때에는 상대방에게 다시 한 번 확인하는 센스!

5. 특정 담당자는 없지만 내가 모르는 업무일 때에는 다시 연락 드리겠다고 한 후 확인한다.

- “잠시만 기다려주세요”라는 말로 상대방을 계속 기다리게 하는 것보다는 연락처를 메모한 후, 정확하게 확인하고 다시 전화를 거는 것이 좋다.

6. 전화를 끊을 때는 정중하게 인사하고 수화기 소리가 나지 않게 끊는다.

- “감사합니다”등 상황에 맞는 인사로 마무리하고 상대방이 전화를 끊을 때까지 기다린다(약 3~4초 정도).

- 상대방이 전화를 끊지 않을 경우 상대방에게 수화기 소리가 들리지 않게 조용히 전화를 내려놓는다(혹은 소리가 나지 않게 수화기 버튼을 누른다).

이 외에도 잘못 걸려온 전화일 때에는 퉁명스럽게 끊지 말고 친절히 대응해야 한다. 또한, 메모는 손에 닿는 곳에 두고 급작스러운 전화에도 당황하지 않고 찾을 수 있도록 하자. 통성명마저도 떨리는 신입 사원이라면 본인의 정보를 적어둔 메모를 전화기 옆에 붙여 놓고 자연스럽게 읽는 것도 방법이다. (컴퓨터의 기본 기능인 스티커 메모를 활용하는 것도 좋다.)

가장 떨리지만 가장 익숙해져야 하는 기본중의 기본, 전화 받기! 트레이닝을 통해 당황하지 않고 응대할 수 있는 신입사원이 되자!

번역사업부 방다솜

070-7944-4121

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