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나는 출장이 많은 통역 프로젝트 매니저(이하 ‘PM’) 이다. 작년에 출장을 며칠이나 갔는지 세어보니, 거의 30일이나 되었다. 코로나가 들이닥쳤던 20, 21년도를 제외하고는 입사한 이래로 매년 출장은 계속되고 있다. 지금까지 다녀온 출장지도 다양하다. 필리핀부터 속초시, 영광군, 창원시 등 국내외 여러 도시를 방방곡곡 다녔다. 내가 출장을 가는 이유는 주로 국내 기업(셀러)과 해외 기업(바이어)이 수출 거래에 대한 이야기를 나누는 ‘수출상담회’라는 통역 행사에 PM으로서 파견되기 때문이다.

PM의 역할은 단순히 통역사를 구하는 것뿐만 아니라, 현장에서 통역사들을 교육 및 관리 감독하며 필요한 물품이 있는지 등을 체크하는 것이다. 이를 위해 출장을 갈 때마다 내 짐뿐만 아니라 통역사들이 사용할 노트, 펜 그리고 행사장에서 사용할 여러 물품을 챙겨간다.

그렇게 많은 출장을 다니면서 어느새 7년 차가 넘어가다 보니, 이제는 출장에도 내공이 쌓였다. 프로젝트가 확정되고 출장 일자가 잡히면, 어떤 준비를 해야 할지 머릿속에서 자동으로 계획이 세워진다. 그래서 이번 글에서는 내가 통역 PM으로서 준비하는 출장 과정의 비하인드 스토리를 소개하고자 한다.

#1. 출발 전, 교통수단 찾기

먼저, 출장지역이 어디인지에 따라 교통수단을 결정한다. 이때 가장 중요한 것은, ‘현지에서 통역사를 수급할 수 있는지’의 여부다. 예를 들어 ‘대구광역시’에서 행사를 진행한다면, 대구 또는 경상북도에 거주하는 통역사를 섭외하는 편이 좋기 때문이다. 이때는 PM만 단독으로 서울에서 짐을 챙겨 대구로 내려간다. 대구로 갈 때는 버스나 자동차보다 ‘SRT’나 ‘KTX’와 같은 고속열차를 이용하면 시간을 아낄 수 있다. 특히 SRT는 평일, 주말 상관없이 자리가 많이 없기 때문에 반드시 2주 전에는 예약을 해야 한다.

그리고 ‘속초시’로 출장을 간다면, 현지에 통역사가 없기 때문에 서울에서 통역사들과 함께 이동한다. 속초까지는 시간이 오래 걸리고 바로 가는 고속열차도 없기 때문에, 통역사들과 PM이 함께 버스를 타고 이동한다. 그리고 이동 시간이 긴 만큼, 통역사의 컨디션을 위해 행사장 인근에 숙소를 잡아서 전날에 미리 이동한다.

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코로나가 한창일 때는 기차보다 비행기가 저렴하기도 했다

#2. 본격적인 짐 싸기

다음은 가장 중요한 짐을 싸는 일이다. 다시 한번 대구 출장을 가정해 보자. 기본적으로 출장을 가게 되면 지하철, 기차, 택시 등 다양한 교통수단을 이용해 행사장에 가야 한다. 이럴 때는 이동성이 좋은 캐리어를 활용해 짐을 싸는 것이 좋다.

여기서 중요한 것은 통역사들을 위한 짐이 한두 가지가 아니기 때문에, 사전에 물품 리스트를 작성하고 그 물품들을 다 챙겼는지 꼼꼼하게 2, 3차로 확인을 하는 것이다. 또 중요한 점은 물품을 챙길 때 ‘인쇄물’들을 가장 먼저 챙겨야 한다는 것이다. 기차 시간이 임박했을 때 각종 인쇄 자료를 챙기려고 하면, 정리도 잘 안되고 빠뜨리는 경우가 많다. 그래서 챙기기만 하면 되는 물품들은 마지막에 물품 리스트와 대조하면서 더블 체크만 해도 되도록, 미리 작업해 놓는 것이다.

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행사장에 챙겨갔던 다양한 짐들

#3. 끝날 때까지 끝난 게 아니다.

짐을 열심히 챙겨서 수서역으로 향하고 나면, 기차에서 다시 마지막 준비가 시작된다. 수출상담회 통역사 중 갑자기 변경되어야 할 스케줄이 있다면, 빈자리를 메꾸기 위해 이리저리 연락하기도 하고, 수출상담회에서 사용할 비샛(BIS@T)의 스케줄 세팅이 잘 되었는지 체크한다.

*비샛(BIS@T)은 바이어 영접, 상담회 운영, 실적 집계 등 수출상담회의 모든 스트림 라인을 실시간으로 관리하고 공유할 수 있는 에퀴의 수출상담회·전시회 운영 플랫폼이다.

노트북으로 해야 하는 작업이 끝나면 거의 막바지 단계로, 통역사들에게 배부할 교육자료를 다시 한번 확인한다. 본격적인 통역 업무를 시작하기에 앞서서 이번 행사의 특이 사항, 유의해야 할 점, 비샛 사용 방법 등에 관해서 알려드리는 '통역사 사전교육'이라는 단계가 있기 때문이다. 이때 필요한 통역사 교육자료를 준비할 때는, 모두가 처음 행사에 참가하는 통역사라고 생각하고 교육 내용을 체크해야 한다. 어느 하나라도 통역사들이 이미 알고 있다고 가정하고 넘기는 순간, 언젠가는 업무에 혼선이 생길 수 있기 때문이다. 그렇게 통역사 교육자료를 다시 한번 보고, 행사 체크리스트를 보며 복기하면 출장 준비가 끝난다.

#4. 마무리까지 완벽하게

행사장에서 통역사들에게 물품을 나눠주고, 업무를 수월히 할 수 있도록 지원한 후에는 통역사 스카프, 사용하지 않은 펜들을 수거한다. 그리고 다시 사용해야 하는 물품들이 분실되지 않도록, 스태프들과 캐리어를 정리하며 마무리한다. 이때 캐리어 안에는 행사 물품뿐만 아니라 통역사들이 주는 국내기업 샘플, 영양제, 간식들이 가득하다.

그리고 고속열차 시간에 늦지 않도록 택시를 서둘러 잡아 역으로 향한다. 보통 행사 종료와 퇴근 시간이 겹치는 경우가 많아서, 택시로 이동 시 넉넉하게 시간을 계산해야 한다. 수출상담회가 끝나고 통역사들이 모두 퇴근하면, 수출상담회 결과 데이터를 바로 추출해 고객에게 보내준다. 이때 기차 시간이 급할 경우에는 데이터를 보내줄 수 있는 시간을 정확히 안내하고 행사장을 떠나기도 한다. 그렇게 서둘러 기차에 올라타면 비로소 집으로 돌아가게 된다.

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SRT 안에서 바라본 노을 풍경

#5. 마인드 컨트롤

출장지에서 집으로 오는 데까지, 가장 길게는 편도로만 3~4시간이 걸린다. 그렇게 집에 도착하고 나면 가져온 짐들은 풀지도 못한 채, 녹초가 되어서 짐 푸는 건 무조건 다음날로 미루게 된다. 가끔은 너무 힘들어서 출장을 다녀오면 2-3키로씩 살이 빠져 있을 때도 있다. (금방 다시 복구되지만…)

이렇게 출장이 힘든데도 내가 계속 이 일을 할 수 있는 이유는 뭘까? 나는 항상 여행을 다녀온다는 마음으로 출장길을 떠난다. 신입사원들도 면접 당시에는 여행을 좋아해서 잦은 출장이 괜찮다고 말하지만 그랬던 사람 중에 출장에 지쳐 그만둔 사람도 많다. 그렇기 때문에 말도 안 되는 이야기일 수도 있다.

하지만, 지방에 가서 오랜만에 만나는 통역사들과 반갑게 인사하고 서로 근황을 묻는 것, 가끔 시간이 나면 30분 정도 그 지역의 아름다운 풍경을 산책하며 즐기는 것, 그리고 밥은 무조건 현지에서 유명한 맛집으로 먹어보는 것. 이런 것들이 힘든 여정 가운데에 있는 나를 치유해 주곤 한다. 또 그러한 경험들이 있기에 다음 출장이 걱정되거나 꺼려지지 않는다. 그래서 나는 또다시 다음 출장을 위한 짐을 준비한다.

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포항 출장 때 먹었던 소고깃국 맛집

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부산 숙소에서 바라보았던 야경

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프로젝트를 마치고 떠나기 전, 창원 컨벤션 센터

통역사업부 김예진 PM

02-521-9078 / yjkim@eqqui.com

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