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PM(Project Manager)은 프로젝트를 책임지는 사람으로, 에퀴 PM은 보통 하나의 통역 프로젝트를 한 명의 PM이 맡아서 진행합니다. 하지만 과업의 종류가 많거나, 통역사가 많이 필요한 대규모 상담회의 경우에는 업무를 나누어 진행하게 됩니다. 통역사가 1,000명이 넘게 필요한 행사라든지, 공항·호텔 영접부터 영송까지 포함된 행사 등 다양한 행사를 어떻게 진행해야 잘했다는 소리를 들을 수 있을까요? 입사한 지 만 2년 차가 된 에퀴의 PM으로써, 어깨너머로 터득한 최대 10년 차 PM 들의 현장 노하우, 그 비밀(?)을 공개합니다.

일단 공유하기

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분업을 할 때에 가장 중요한 사항은 바로 ‘커뮤니케이션’입니다. 서로 어떤 일을 하고 있으며, 내가 어떤 업무를 추가로 처리해야 하는지는 말해보지 않고는 알기 어렵죠. 같은 공간에 있지 않아도, 업무 효율을 위해서는 방해가 되지 않는 선에서 최대한 자주 업무 내용을 업데이트하는 습관이 필요합니다. 여기서 포인트는, ‘섣불리 판단하지 않는 것’입니다. 아무도 내가 하는 일을 신경 쓰지 않는 것 같고, 이 정도 업무는 따로 공유하지 않아도 되겠지 싶지만, 프로젝트를 진행하면서 작은 것 하나라도 틀어지면 전체 데이터에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 하나의 작은 이슈가 프로젝트 전체적인 이슈로 이어질 때가 많아, 단순 개인 판단으로 보고하지 않은 것들도 중요한 업무 확인 사항이 되는 경우가 많답니다.

예를 들어, 행사 중에 통역사가 바이어 문의 사항을 전달했는데 이에 대한 답변을 주고 나서 끝나는 게 아니라, 해당 구매자가바이어가 이런 문의가 있었고 어떻게 대응했는지를 공유합니다. 이때, 같은 문의 사항을 고객사도 알고 있는 경우가 많아서, 해결요청이 다시 전달되기도 합니다. PM이 여럿 있을 때, 나는 이미 알고 있는 사항을 다른 사람이 다시 확인하고, 안 그래도 바쁜 현장에서 시간이 낭비되는 경우가 생길 수 있거든요.

저의 경우 협업의 상대가 주로 상급자였기 때문에, 너무 바빠 보이는 모습에 주눅들이 쉬웠지만, 그럴 땐 하는 일에 대해 메신저로 간단하게 업데이트하기도 합니다. 간단하게는 통역사 섭외에 관련된 내용부터 스태프 업무 분장, 전체적인 담당 사항까지 내가 하는 일을 동료들이 알게 하여 같은 일을 두 번 할 걱정도 없고, 정확한 공유가 있으면 관련해서 확인이 필요할 때 누구한테 가야 하는지 바로 알 수 있죠. 그만큼 공유는 효율적이고 체계적인 일 처리를 위한 선택이 아닌 필수사항입니다.

현장에서는 선처리 후보고

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아무리 준비하고 또 해도, 사람이 많은 현장에서는 언제나 돌발상황이 발생하기 마련입니다. 제가 초보 PM일 때는 어떻게 해야 하나 우왕좌왕하기도 하고, 급한 상황에서 상급자가 없는 경우에는 혼자서 어쩔 줄 몰라 쩔쩔매곤 했습니다. 그러나 어느 정도 숙련(?)된 지금은 당사자와 현장 협의가 가능한 사항이라면 현장에서 처리 후 총괄 PM님에게 나중에 보고합니다. 행사가 진행되는 현장이 넓어서 서로 의사소통이 어려울 수도 있고, 이송 혹은 영접처럼 업무 장소가 아예 다른 경우는 실시간 소통 자체가 불가능하기 때문이죠. 또한, 대형 행사일수록 총괄 PM은 다양한 과업을 신경 써야 해서, 내가 가지고 있는 문제보다 더 큰 문제가 발생하면 당장에는 대처가 어려울 수 있습니다.

물론, 여기서 빛을 발하는 것도 위에서 말한 ‘업무 공유’입니다. 고객사나 통역사에게 확인 사항을 이해시킨 후, 어떤 상황에서 이렇게 처리를 했으며 추후 어떻게 하기로 했는지도 상세히 공유합니다. 이렇게 선 처리가 가능한 이유는 수많은 업무 공유와 처리에 대한 후보고가 있기 때문입니다. 서로의 업무 공유를 통해 다른 업무의 특이 사항에 대해서는 어느 정도 파악이 되어있는 상태에서 고객 혹은 통역사와의 소통이 가능하며, 해당 업무의 담당 PM이 금방 팔로업할 수 있도록 후보고를 하여 보완하는 거죠.

I도 E가 되는 매직

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행사 하나를 진행하는 데에는 수많은 사람들과의 다양한 커뮤니케이션이 필요합니다. 저의 MBTI는 ‘INFP’로, I 성향이 70% 이상 나오는 극도의 내향인입니다. 학창 시절에는 발표 하나만 하려고 해도 얼굴이 빨개지고, 목소리가 기어들어 갔던 저였지만, 원활한 소통이 행사 성공에 중요한 만큼 나날이 ‘E’성향이 되어가고 있습니다. 내향적인 INFP라고 하기 민망할 정도로, 전화를 통해서나 직접 사람들을 만나서나 많은 커뮤니케이션을 하고 있습니다. 스스로 부족하다고 느꼈던 부분이 PM 업무를 하면서 극복되어 가는 과정이 뿌듯하기도 하고, 어느 순간에는 ‘나도 이제 E라고 할 수 있지 않을까?’ 하는 생각이 들 정도로 고객, 통역사와의 소통에 익숙해지는 2년 차입니다.

현장에서 발생한 이슈를 수습할 때도, 하나의 프로젝트를 맡은 책임자로서 많은 부분을 확실하게 처리해야 할 때가 있습니다. 처음에는 자신도 없고 부끄럽기도 해서 뒤로 숨었지만, 선배님들과 행사를 진행해 보면서 먼저 나서기도 하고, 아닌 건 아니다, 맞는 건 맞다고 ‘잘’ 말할 수 있는 외향적인 모습이 행사에도 도움이 된다는 것을 깨닫고부터는 열심히 벤치마킹하여 배우고 있습니다. 이런 모습이 스스로의 업무에 도움이 될 뿐 아니라, 고객과 통역사가 보기에도 신뢰를 준다는 것을 느낍니다.

무엇보다, 서로에 대한 믿음

Last, but not least. 마지막이지만 모든 것의 연결고리인 항목입니다. 행사를 진행하며 서로에 대한 암묵적인 ‘믿음’은 각자가 가진 책임감과도 연결되는데요. 프로젝트 매니저는 하나의 행사를 온전히 맡아서 진행하며 많은 책임감과 업무량을 필요로 합니다. 하나의 프로젝트를 여러 PM이 맡을 때에도, 해당 프로젝트를 본인 것으로 생각하고 진행된다는 믿음이 첫 번째입니다. 대형 행사를 진행할 때 보통은 해당 행사의 총괄 PM이 있고, 그 밑으로 서브 PM 혹은 행사 규모가 더 큰 경우에는 통역 총괄 PM, 운영 총괄 PM이 추가됩니다. 통역은 통역 파트를 전담하고, 운영은 운영 파트만 담당하지만, 업무 지원이 필요한 때에는 ‘총괄이 알아서 하겠지’가 아니라, 하나의 프로젝트를 성공시켜야 한다는 마음으로 함께합니다.

성수기에 대형 행사가 여러 개 있을 땐 업무량이 많아 버거울 때도 있지만, 서로를 응원하며 업무를 완수해 내곤 합니다. 손이 남을 때는 빌려주기도 하고, 부족할 때는 도움을 받기도 하면서요. 내 업무만 해도 벅차지 않냐고요? 서로가 맡은 바를 열심히 하고 있다는 믿음이 있기에, 다른 PM이 최선을 다하고 있지 않아서 못 한 것이 아니라는 것을 알고 있기에, 서로를 도와주는 데에도 더욱 거리낌이 없어집니다. 나만 열심히 해!가 아닌 나’도’ 열심히 해!가 되니까, 하나의 프로젝트를 마무리하면 팀워크도 그만큼 끈끈해지는 것 같습니다.

다음으로 중요한 것은 각자 맡은 바에 대한 역할을 충실히 수행해 낼 거라는 믿음입니다. 서로의 업무 능력에 대한 믿음을 기반으로 업무 분장이 이루어지기 때문입니다. 저 같은 경우는 막 PM 업무를 시작했을 때도 이 믿음을 무너트리지 않겠다는 일념(?)하에서일념(?)하에 업무를 진행하다 보니, 여기까지 오게 되었습니다. 모든 PM 들이 각자 맡은 바를 잘 해낼 수 있다는 믿음이 있어서 서로의 힘듦도 들어주고, 내가 맡은 프로젝트에도 전념할 수 있다고 생각합니다.

자, 이렇게 겨우 신입 티를 벗어나려고 하는 2년 차 PM이 몸소 터득한 현장 노하우를 소개해 드려보았는데요. 이 외에도 프로젝트 하나를 준비하는 데에는 훨씬 더 많은 것들이 필요하고, 업무 스킬이 아닌 감각적인 부분이라서 노하우라고 부를 수 있을지도 모르겠지만, 에퀴코리아 PM이 일잘러로 알려질 수 있는 비결이 궁금하셨던 분들께는 도움이 될 수 있었으면 좋겠습니다. 연차가 많은 분들이 보시면 이게 뭐야? 할 수도 있겠지만 신입 PM이라면 도움이 될 내용이라고 생각하거든요!

더불어 막간을 이용해 애정을 담은 자랑을 좀 하자면, 말씀드린 것들이 쉬워 보이지만 체계가 잡혀있지 않으면 어려운 부분들인데, 에퀴는 내부적으로 이런 부분을 효율화하고 체계화하기 위해 또 부단한 노력을 하고 있거든요. 세상에 안 힘든 일은 없겠지만, 성수기에도 비수기에도 오직 프로젝트의 성공을 위해 열심히 피, 땀, 눈물을 쏟아내고 있는 우리 에퀴 PM님들께 이 글을 바칩니다. PM님들, 하반기에도 잘 부탁드려요♥

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통역사업부 정다혜 PM

02-521-7743 / dhjung@eqqui.com

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